8 הנחיות לקראת הפקה של אירוע עסקי
ארבעת הדברים שממש רצוי שתקפידו ותעשו, ועוד ארבעה שחשוב מאד שתמנעו ולא תעשו.
אירוע עסקי הוא מזמן לא אירוע שמקיימות רק חברות גדולות. היום כל חברה שמחשיבה את עצמה דואגת להפיק אירוע עסקי חגיגי ויוצא דופן. במסגרת אירוע עסקי נכנסים כל ימי הגיבוש, הרמות כוסית בחגים, מסיבות פרידה או פתיחה, השקת מוצר או שירות ועוד.
הפקה של אירוע כזה מצריכה מחשבה רבה ותכנון מוקדם ומוקפד, ולא פחות חשוב בתכנון המוקדם זה להדפיס ולתלות מול העיניים את 8 הכללים לעשה ואל תעשה.
גולשים נוספים התעניינו גם בכתבה 6 כללים לבחירת חברת קייטרינג
4 כללי עשה באירוע עסקי
סוג האירוע העסקי
דבר ראשון שאתם צריכים לדעת הוא מהי מטרת האירוע שלכם. בגדול קיימים שני סוגים של אירועים עסקיים: אירוע עסקי שהמטרה שלו היא יותר חברתית. גיבוש, פרידה ועוד ואירוע עסקי שהמטרה שלו יותר עסקית כמו קידום מוצר, שירות ועוד. לכל אחד מסוגי האירועים אופי שונה ומי שעוסק בהפקת אירועים עסקיים יודע להתאים את האופי למטרה.
סוג האירוע הוא שיקבע את התקציב, את הקונספט, את התפריט וכמובן שעם כל אלו, גם את התוכן.
תקציב מדויק
התקציב שלכם יגדיר את ההשקעה. נכון שאפשר להפיק אירוע חברה מעולה גם בתקציב דל, אבל תלוי מה המסר שלכם ומה חשוב לכם. לפעמים עדיף לחסוך באירועים ולקיים אירוע אחד גדול ומושקע תקציבית, מאשר 3 אירועים קטנים יותר ומושקעים תקציבית פחות.
בישיבה או בעמידה?
גם כאן, ההחלטה והבחירה אם האירוע כולו יהיה בעמידה, או שיתקיים בחלל בו יש מספיק מקומות ישיבה הוא בהתאם לסוג האירוע והקונספט. השקיעו מחשבה ובחרו ישיבה או עמידה ואם ישיבה, שיהיו מספיק כסאות ושולחנות.
מוסיקה והגברה. תדאגו למערכת הגברה מעולה. קרה לכם פעם שהציגו לכם סרט על מוצר או רעיון או סיכום שנה שהוכן עם מוסיקה או דיבורים וכשהקרנתם, הייתה רק תמונה ללא קול? כמה זה מבאס? חשוב שתדאגו שתהיה הגברה וטובה.
גם הגברה קיימת שאיכות השידור שלה נוראי תגרום לאכזבה ותהרוס כל סרטון או השקה תלוית וידאו, חבל. אם אין למקום השכרת ציוד הגברה טוב, עדיף להוסיף עוד כמה מאות שקלים ולשכור כזו.
4 כללי אל תעשה:
אל תזלזל – נכון. אירוע עסקי לא מתרחש כל יום וגם לא לעיתים קרובות, אבל זה לא אומר שכדאי או צריך לזלזל. הפקת אירועים עסקיים צריכה לשדר מקצועיות ואיכות ואלו יורגשו רק אם האירוע יהיה מתוכנן היטב.
חניה – לפעמים מפיקים אירוע ולא חושבים על החניה. אף אחד מאתנו לא אוהב לעשות 5 סיבובים בכדי למצוא חניה, לחנות רחוק וללכת הרבה ברגל או לשלם הון על חניון. כשאתם מפיקים אירוע עסקי בחרו מקום כזה שיש לו הסדרי חניה לאורחים. מי שיצטרך לשרוף זמן או כסף על חניה לא ייהנה מהאירוע שתכננתם והפקתם.
לא בלי צוות טכני
לא חשוב היכן בחרתם לקיים את האירוע שלכם, חשוב שתשקיעו גם בצוות טכני שילווה את האירוע. באירוע פרטי האורחים סלחניים, באירוע עסקי, תקלות נתפסות חזות החברה והעסק
אל תיקחו הכל על הכתפיים גם אם יש לכם מסוגלות, עדיף שתשכרו שירותי חברת הפקות. תבחרו את הקונספט ותנו להם לעשות את העבודה. לכל אחד תחום התמקצעות משלו.
